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Consumati dalle email è il titolo del post di Jeremiah Owyang, web strategist alla Forrester Research, in cui chiede ai propri lettori in che modo gestiscono il crescente flusso di email in entrata. Ho lasciato una risposta sintetica al cinquantunesimo commento, ora invece vorrei approfondire l’argomento cercando di focalizzare l’attenzione su cinque accorgimenti utili per ottimizzare la gestione della corrispondenza elettronica.

1. Limitare il numero degli account e delle newsletter

Il problema è a monte. Razionalizza il numero ed il tipo dei tuoi account email e il numero delle sottoscrizioni a newsletter, update, eccetera.

Ad esempio, io ho sostanzialmente un indirizzo per il lavoro, uno per il social networking ed uno riservato e personale. Il secondo ed il terzo, in verità si stanno mischiando e sovrapponendo, per la verità. Non è una mia scelta, sta succedendo, e non è detto che sia un male.

Altri indirizzi che per varie esigenze ho dovuto creare nel corso del tempo, sono reindirizzati automaticamente verso uno di questi account, in modo che debba monitorare non più di un paio di indirizzi email.

2. Risposte veloci e chiare: quotare non è un vezzo.

Outlook ha acuito la mia avversione nei confronti della Microsoft per almeno due motivi:

• in italiano non rispetta gli standard [informati su come settare le impostazioni internazionali]
• nelle impostazioni di default riporta l’intero messaggio in coda alla risposta; un’inutile spreco di bit ed un modo poco chiaro di concatenare i messaggi

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In anni di corrispondenza via email posso dire senza alcun timore di essere smentito che il sistema di risposta più veloce ed efficace in assoluto è quello scan and reply:

• leggi il testo
• introduci degli a capo on the fly, cioé già alla prima lettura, nei punti in cui ritieni necessario intervenire, come in un botta e risposta, e fallo immediatamente
• prosegui, cancellando le parti del messaggio che non necessitano di una tua risposta, oppure torna al punto precedente, fino alla fine.

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In questo modo leggi e rispondi alle email in un’unica soluzione, altrimenti dovrai leggerle almeno due volte, la prima per sapere cosa c’è scritto, la seconda per rispondere.

Alla termine dell’operazione avrai il testo dell’email ricevuta, inframezzato dalle tue risposte. Niente di più semplice per chi lo riceve, che potrà seguire la stessa procedura. Questo si chiama quotare.

Se non quoti la tua risposta si trova in cima al precedente messaggio. Apparentemente più semplice ma non è così, perché nel lasso di tempo che intercorre da quando ti ho inviato il mio messaggio a quando ricevo la tua risposta, non puoi avere idea di quante email abbia scritto. Come posso ricordarmi dettagliatamente i punti della nostra conversazione? Mi costringi a rileggere parte o tutto il messaggio precedente per capire ciò che scrivi. Quota, accidenti!

3. Instant messaging, odi et amo

GTalk, Skype e c’è ancora qualcuno che usa MSN, e poi ancora tanti altri. A seconda di come li utilizzeremo potremo risparmiare del tempo o sprecarne tantissimo.

A volte poche righe di chat risparmiano interminabili scmabi di email. Spesso però gli instant messengers sono un subdolo fattore di distrazione, soprattutto se non educhiamo i nostri ocntatti. Non disponibile vuol dire che non sono disponibile, non mi contattare ora. Se più tardi potresti essere impegnato allora mandami un’email.

4. Social networking e lifestreaming

Anche i social network - Facebook, Ning, Linkedin, Plaxo - e i social media - twitter, pownce, meemi, jaiku, ecc.. - costituiscono allo stesso tempo una minaccia ed una opportunità, dal punto di vista del controllo del volume di email in entrata.

Tutti questi strumenti ci consentono di gestire le notifiche via email, spendere qualche minuto per impostarle secondo le nostre esigenze una volta, ci farà rispoarmiare molto tempo che altrimenti dovremo dedicare alla selezione di tali notifiche.
Possiamo gestire quegli stessi messaggi quando siamo effettivamente collegati al social network, e quindi abbiamo il tempo e la voglia per farlo.

Gli strumenti sociali, se utilizzati opportunamente possono anche aiutarci a ridurre il nostro traffico di email; difficile ma non impossbile. Ad esempio in quelle occasioni in cui la stessa informazione può interessare a molti, possiamo renderla disponibile tramite i social network o tramite il blog, invece di usare l’email.

5. Una spruzzata di buon senso

Gli accorgimenti descritti nei punti precedenti sono frutto dell’esperienza, con me hanno funzionato piuttosto bene. E’ chiaro che quando le email sono davvero troppe, c’è poco da fare, bisogna operare una scelta, stabilire delle priorità.

In questo ognuno segue le proprie regole, per dire, il dovere dovrebbe venire prima, ma è davvero sempre così?

In ogni caso, quando rispondi ad una mail, cerca sempre di metterti nei panni di chi la deve leggere. Sii sintetico e chiaro nell’esposizione. Un testo scritto male, frettolosamente, pieno di errori di battitura, rende più arduo il compito di chi lo deve decifrare. Bastano il buon senso ed un pizzico di educazione; in fondo, se rispettiamo i destinatari delle nostre email potremo aspettarci che loro facciano lo stesso.

Fonte | Il blocco-note di Markingegno